やることが多すぎて何からやればいいか分からん。
あーモヤモヤする。
そんなあなたに届けたい。
朝にタスク整理することで思考を整理して自動運転モードでやるべきことを終わらせて、やりたいことに集中する方法を。
仕事、プライベート、副業に使えるタスク整理術を紹介していく。
- やることであふれている
- あれもやらなきゃ、これもやらなきゃで目の前のことに集中できない
- やりたいことがあるのにできていない
もし1ミリでも当てはまったら見ていってほしい。
ここで紹介するのはタスク整理、いわゆるToDoリスト最適解だ。
朝30分の時間を活用して、A4の紙に緊急度と重要度に4色色分けして
タスクを整理する
参考図書
人は思考と行動を同時に処理できない
人間の脳は大昔からほとんど変わっていない。
パソコンやスマホはアップデートされていくが人間の脳はずっとアップデートされていないのと同じ状態。
だから人間の脳は処理スピードも処理できる量も限られているので1度に一つことしかできないってわけ。
つまり、頭の中でやるべきことを考えながら作業ができない。
頭の中でやるべきことを考えながら作業をすると
- 集中できず行動が遅くなる
- 時間がかかる
- ストレスが溜まる
結果的に効率がとにかく悪くなる。
ToDoリストだけでは動き出せない
だからToDoリストを書いているって人も多いと思う。
仕事でタスクを書き出したり、プライベートでやるべきことを書き出したりと。
確かにやることをすべて書き出すことは大切だ。
ただ残念ながらToDoリストを書いただけじゃまだ脳は動き出せる状態になっていない。
なぜなら、ToDoの「順番」が決まっていないからだ。
順番を考えながら作業すると人間は同時に処理していることになり、結局効率が悪くなる。
「やること」と「順番」が決まってこそ人間は本来のパフォーマンスを取り戻す。
優先順位は緊急度と重要度で決める
「優先順位は決めてるよ」って人もいるかもしれない。
ただ優先順位の決め方にはコツがある。
優先順位の決め方を間違えると仮に集中して効率よく作業できたとしても
- 本当に大切なことに取り掛かることができない
- タスクややることに追われてしまう
毎日やるべきことを集中してやっているのに「自分のやりたいことができない」
「自分の時間がない」という人はいないだろうか。
順番を間違えるとただ忙しくなるだけになってしまう。
大切なことは緊急度と重要度で順番を決めるということ。
なぜなら、優先順位は何も考えないと緊急性だけで決めてしまうからだ。
緊急ではないが重要なことにいかに着手できるか
ほとんどの人は緊急度の軸で優先順位を決めてしまっている。
すると、緊急ではないが重要なことは後回しになる。
ただ人生において本当に大切なことは緊急ではないが重要なことである。
例えば
- 睡眠時間
- 健康的な食事
- 家族との時間
- リラックスできる自分の時間
- 納期は先だが重要な仕事
- 読書や資格勉強などの自己投資
後回しになりやすい緊急ではないが重要なことをいかに優先的に時間を使うことができるかが人生を豊かにするかつ、仕事で成果を出す秘訣なのだ。
やりたいことに集中するタスク整理3ステップ
じゃどうすれば、緊急ではないが重要なことを優先して、集中して取り組むことができるのか。
①頭に浮かんだタスクをすべて紙に書き出す
②緊急度と重要度で色分けして優先順位を決める
③タスクを分解してすぐに取り掛かれる状態にする
①頭に浮かんだタスクをすべて紙に書き出す
人間の脳は思考と行動を同時に処理できないというのは話した通り。
だから一旦頭に浮かんでいる「やりたいこと」「やるべきこと」を一切のジャッチをせずにとにかくすべて書き出す。
今日のタスクに限らず来週、来月のタスクを「やるかも」でもいいので思いついたらすべて書くのが肝。
脳のメモリを紙にすべて移動させるイメージで書いていく。
②緊急度と重要度で色分けして優先順位を決める
一番大切なのは後回しになりやすい緊急ではないが重要なことにいかに着手できるようにするか。
とはいえ、それ以外のこともやらなければいけない。
そこで大切になるのが緊急度×重要度によって4色の色分けをすることだ。
4色ボールペンを使ってタスクにアンダーラインを引く。
緊急ではない×重要 赤
緊急×重要 緑
緊急×重要ではない 青
緊急ではない×重要ではない 黒
これによって視覚的に優先順位をつけやすくなる。
色分けを踏まえてどのような順番で行うのかを決めていく。
タスクの見える化と優先順位の見える化ができるとかなり思考が整理される。
③タスクを分解してすぐに取り掛かれる状態にする
タスクのリストアップと色分けによる優先順位によって準備は整った。
ただ行動にすぐに取り掛かれる状態にはまだなっていないこともある。
抽象的なタスクは何をすべきか、具体的な行動が明確になっておらず。すぐに動き出せない。
例えば、「メール返信」や「議事録作成」などであればすぐに取り掛かることができると思う。
しかし「企画書作成」「資料作成」だと情報収集からやるのか、アイデア出しからやるのか、構成から考えるのかが明確になっていない。
いざ始めようと思ったときに何からやろうとなってしまう。
だから抽象的なタスクは具体的な行動に分解して、再度優先順位をつけていく必要がある。
何も考えずにすぐに行動ができるようにしておくことが大切。
紙とペンで書く
タスク化→色分け優先順位→タスク分解をパソコンやタブレットよりもA4用紙に書くのがおすすめ。
アナログの方が思考の整理をしやすいし、自由に書くことができる。
あくまでも目的は書き出すことよりも思考を整理して、行動できる状態にすることだ。
ノートに書いてもいいが、やはりA4用紙がおすすめだ。
日付を書いておけば後から整理しやすいし、並び替えもできる。
さらにノートだと過去の完了したタスク書いた紙は捨てられないが、A4用紙ならいつでも捨てられる。
A4用紙なら常に最新のタスクだけを持っておけるってわけ。
しかもどこにでもあるのでいつでもA4用紙を調達できる。
ペンはなんでもいいが、Vcornがサラサラ書けるのでおすすめだ。
完璧を目指さず続ける
何より大切なことは毎日続けること。
完璧を目指さず8割でいいからやり続けることが大切。
なぜなら完璧を目指すとハードルが上がって挫折するから。
別にめんどくさいと思ったら色分けしなくてもいいし、タスク分解もしなくてもいい。
とにかくタスク整理のためにリストアップするだけでも100点満点だ。
まずA4用紙にタスクを書き出すことから始めてみよう。
毎日少しでも実践することであなたの現実は変わっていく。
迷ったときには二つの選択肢がある。
やるか、すぐやるか
見てくれているあなたの人生、習慣がより良くなることを願って。
最後までご覧いただきありがとうございます。
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見ていただけると幸いです。
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